Pourquoi mettre en place la copie fidèle ?

Juin 23, 2022 | High Tech

Une copie numérique est dite fidèle lorsque celle-ci reproduit à l’identique la forme et le contenu du document original duquel elle découle. Notez que la copie fidèle est née du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 définissant les modalités techniques à prendre en compte pour qu’un document numérisé soit considéré comme une copie fiable. De nombreux procédés sont exploitables à cet effet. C’est le cas de l’apposition d’une empreinte électronique sur la copie, l’intégration d’un cachet électronique et l’existence d’un horodatage qualifié. Aussi, il est nécessaire de conserver la copie dans des conditions optimales pour éviter son altération.

De bonnes raisons de mettre en place la copie fidèle

La réalisation d’une copie fidèle permet à l’entreprise d’optimiser la conservation de ses documents. Stockés sur des supports numériques, les éléments numérisés fidèlement sont facilement consultables et peuvent être présentés en cas de nécessité pour servir de preuve. Si vous traitez un grand nombre de documents papier et que vous avez du mal à vous en sortir, il est mieux de réaliser des copies fidèles de ceux-ci. Mais avant, cherchez à tout savoir sur la copie fidèle afin d’être au parfum de ce qu’il faut faire pour sa mise en œuvre. 

Nombreuses sont les entreprises qui ont choisi de réaliser des copies fidèles de leurs documents pour diverses raisons. L’une des plus évidentes est la dématérialisation complète du papier. En effet, numériser de façon fidèle donne la possibilité de supprimer les documents originaux papier. Cela dit, à partir de cette démarche, il peut ne plus être nécessaire de faire le cumul numérisation et gestion des archives papier.

Concernant le cas particulier des documents vitaux dont la perte est fortement préjudiciable à l’entreprise, la conservation de la copie fidèle numérique et de l’original permet de diviser les risques. Car l’entreprise disposera en ce moment de 2 documents dont la force probante est comparable et qu’elle sauvegardera sur 2 supports aux caractéristiques de conservation distinctes. Pour la sauvegarde des copies fidèles, ce qu’il faut faire est de les centraliser dans un SAE (Système d’archivage électronique).

La numérisation fidèle permet d’optimiser les processus de gestion documentaire. Elle garantit la bonne gestion du classement, de l’accès, de la conservation et de la destruction par la mise en pratique de méthodes et procédures uniques facilitant leur administration et leur application.

Destruction des papiers originaux après la mise en place de la copie fidèle

Suite à la mise en place de la copie fidèle de vos documents, vous avez la possibilité de détruire les supports papier originaux. Mais avant, vous devez être sûr d’avoir bien conservé leurs versions numériques dans un SAE. 

Les documents qui présentent un niveau de risque peu important peuvent être détruits plus vite. Mais il est mieux d’être précautionneux en attendant que passe une période de sécurité de quelques jours ou semaines. Vous parerez ainsi à toute erreur dans le processus de sauvegarde des copies fidèles dans le SAE. Si tout est parfait, vous pouvez supprimer sereinement les documents papier qui sont de moindre importance.

En ce qui concerne les dossiers qui présentent un niveau de risque très important pour l’entreprise, sachez que leur destruction peut s’avérer compliquée à mettre en place. Il est ainsi recommandé de jouer au départ la carte de l’anticipation en définissant et en partageant le périmètre du projet de copie fidèle afin de ne pas être surpris par les blocages pouvant survenir. 

Le mieux est de ne pas prendre de risque. Après avoir numérisé les documents extrêmement sensibles, conservez tout de même leurs originaux en supports papier. Car si vous les détruisez et qu’un problème survenait dans la sauvegarde des fichiers numériques dans le SAE, les conséquences pourraient être très graves sur votre activité.

Le transfert de la force probante du document original papier à la copie numérique est une révolution. Cela donne la possibilité de détruire plus sereinement les dossiers originaux pour ne plus avoir à traiter le papier. Cependant, vous ne devez pas perdre de vue le fait que le processus de numérisation et de conservation des copies fidèles réponde à des exigences normatives qu’il est impératif de respecter strictement pour éviter les surprises désagréables. Aussi, il est bon de considérer chaque étape de la mise en place de la copie fidèle comme un projet à part entière à conduire avec soin. Le processus commence par la prise en charge des originaux papiers, passe par la numérisation et la conservation et se termine par la destruction, une dernière phase à mettre en œuvre avec précaution.

 

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